勤怠システムは企業の人事を扱う際に必要不可欠なシステムです、これがなければし全従業員の給与計算もできませんし、有給休暇などの管理もできなくなってしまいます。また勤怠管理がしっかりと適切でなければ従業員の就業状態も把握できません。また勤怠管理とは全従業員の出退勤、欠勤などの状況を把握し、勤務時間を順守しているかどうかをチェックし管理することです。従来の方法ですとタイムカードで出退勤を打刻して記録したり、自己申告などで出退勤を報告している企業もあります。
しかし勤怠システムというのはただ単に従業員の出退勤を把握しているだけではありません。例えば残業した場合にどれだけの時間を残業したのかわかります。また残業時間の前の休憩時間を正確に決めておき、その時間を控除する操作を行えば正確な勤務時間を管理でき、正しい給与計算もできます。このような勤怠システムは多くの企業でも取り入れられています。
また個人の識別のできるICカードを全従業員に持たせ、それによって社員の出勤や退勤状況が分かるようになってきました。今多くの人たちはICチップが組み込まれた社員証を持ち歩いていますのでそれを勤怠管理システムと一体化させて勤務状況をオンラインで管理することが可能になりました。そしてこれは海外の子会社を持つ企業や人数の多い企業、またパートやアルバイト、期間従業員などが多い場合は特に有効的に機能します。これらのシステムは必要不可欠なものとなりつつあります。
